Archivage électronique (SAE)
Titulaire du marché d’assistance à la dématérialisation
Description de l’offre SAE
La transformation numérique créée de nouveaux défis pour l’ensemble des entités de la sphère publique.
Aujourd’hui, l’archivage électronique devient une nécessité pour les organisations afin de répondre aux problématiques de dématérialisation pérenne des documents.
Conduire une politique d’archivage électronique permet de couvrir de nombreux enjeux tels que :
- Le stockage et la conservation des documents sur le long terme
- Le respect de la réglementation en termes de conservation d’archive
- La sécurisation des documents importants
- La constitution d’un patrimoine historique
L’intégration d’un SAE dans le système d’information permet ainsi d’assurer la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité de ses documents d’archives.
Pour vous accompagner, l’UGAP et Inop’s vous proposent une offre globale et sur mesure, adaptée à votre besoin et à votre organisation.
Notre offre permet d’apporter une réponse complète dans votre démarche de mise en place d’une solution d’archivage électronique depuis la phase de cadrage jusqu’à son déploiement.
Objectifs de l’offre
Notre offre répond aux objectifs suivants :
- Vous accompagner dans le choix d’une solution de SAE et dans sa mise en œuvre conformément aux exigences règlementaires archivistiques et records management (1) (NF Z 42-013, ISO 15489…),
- Gérer le cycle de vie du document (création, destruction du document, numérisation, mise en conformité RGPD…)
- Automatiser le versement des archives depuis les applications métiers vers le SAE, grâce à la mise en œuvre de connecteurs spécifiques ou via des bus applicatifs.
(1) Le records management désigne l’ensemble des mesures destinées à rationnaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.
Comment vous accompagner ?
L’UGAP et son titulaire Inop’s vous accompagnent de bout en bout sur l’ensemble de votre projet d’archivage électronique, de l’étude de cadrage jusqu’au déploiement, en passant par la prise en main des utilisateurs finaux de la solution.
5 étapes clés constituent les jalons d’un projet réussi pour les entités publiques :
- 01 Cadrage
Organiser le projet en définissant les jalons clés
- 02 Analyse
Comprendre le besoin métier et les attentes, tout en prenant en compte le système d’information dans lequel va se dérouler le projet. Lors d’une étude, cette phase se conclut avec l’analyse de l’existant.
- 03 Conception & Réalisation
Sur la base des spécifications réalisées, cette phase permet de concevoir votre solution incluant la mise en œuvre et les développements spécifiques qui auront été définis. Lors d’une étude, cette phase se conclut par la rédaction du rapport d’étude et l’élaboration de scénario si nécessaire.
- 04 Déploiement
Après la formation des utilisateurs référents et une phase de test, la solution est mise en production. Cette phase permet de conclure le projet et son bon déroulement.
Pourquoi nous faire confiance ?
Depuis 2012, Inop’s, 1er réseau de PME et de startups du numérique en France, est le titulaire du marché UGAP d’Assistance à la dématérialisation. Fort de cette expérience, nous avons accompagné plus de 400 clients, et piloté près de 4 000 projets de dématérialisation. Plus de 280 PME du réseau Inop’s sont des expertes de la dématérialisation. Leurs domaines d’expertises couvrent 100% des enjeux et 100% des technologies.
Dans le cadre de cette offre, les partenaires d’Inop’s accompagnent les institutions publiques dans le choix d’une solution SAE adaptée à leur besoin en définissant clairement le périmètre d’intervention et réalisent la mise en œuvre du produit et/ou son interfaçage avec les applications métiers.